Warum sich Start-ups mit ERP und SAP Business One beschäftigen sollten!

Der Begriff „ERP“ hört sich, insbesondere im Zusammenhang mit SAP, zugegeben etwas sperrig an und beinah jedes Start-up denkt wahrscheinlich reflexartig „das ist doch viel zu groß für uns“. Aber was kann ein ERP für Gründer sowie klein- und mittelständische Unternehmen eigentlich leisten?

Der Begriff ERP („Enterprise Ressourcen Planning“) bedeutet frei übersetzt: „Firmen-Ressourcen-Planung. Zu den Ressourcen einer Firma gehören: Kapital, Personal, Geschäftsidee/Geschäftslogik, Produkte/Dienstleistungen, Prozesse und Organisation.

Also alles Dinge, mit denen sich Start-ups und KMUs täglich beschäftigen!

So selbstverständlich, wie die Geschwindigkeits- bzw. Tankanzeige im Auto, so selbstverständlich sollten Ihre KPIs Auskunft über die aktuelle Geschäftsentwicklung Ihres Unternehmens geben. Um dies zu erreichen, werden alle wichtigen Informationen und Daten in SAP Business One in einem übersichtlichen Dashboard (auch auf dem Smartphone) aussagefähig und in Echtzeit konsolidiert angezeigt:

Unternehmen werden heutzutage häufig agil geführt. Aufwendige Reporte, die an festen Terminen für Investoren aufbereitet werden müssen, gehören der Vergangenheit an. Warum also nicht einfach bei Bedarf kurz Ihr Dashboard mit individuellen KPI's checken, wie sich Ihre Firma entwickelt? Auch Ihren Cashflow wird in einem integrierten System automatisch angezeigt und muss nicht in akrobatischen Excel-Makros errechnet werden:

Häufiger höre ich bei Erstgesprächen mit Start-ups: „Wir brauchen keine Warenwirtschaft“ oder Lagerhaltung? Das macht alles unser Fullfilment-Partner." Alles eben nicht. Natürlich kann man den Verkauf (z.B. Ihres Webshops) und den Versand samt Lagerhaltung der physischen Waren outsourcen. Aber wie sieht es mit der Beschaffung und dem Einkauf aus?

Mit einem ERP erhalten Sie in Echtzeit alle nötigen Planungsinformationen und ermitteln in Handumdrehen den besten Zeitpunkt und die optimale Bestellmenge für Ihren Einkauf. Denn: Das Fullfilment verwaltet nur die Ist-Bestände, nicht den erwarteten oder geplanter Einkauf, erst recht nicht Ihre Lieferantenhistorie mit allen Tools für die Beschaffung, wie die automatische Bedarfsermittlung und Ausschreibung, sprich Ihren gesamten Bestell- und Einkaufsprozess.

Und damit wären wir in der Buchhaltung (Kapital):

Das macht alles Ihr Steuerberater? Sicherlich geht das. Aber bestimmt kennen Sie die häufigen Rückfragen, ob diese Eingangsrechnung zur Geschäftsausstattung oder zum Wareneinkauf gehört etc. In einem integrierten ERP System erfolgt die Verbuchung automatisch bei der Belegerstellung. Man muss also nicht „Buchhaltung machen“, sondern es erledigt sich im Hintergrund ganz automatisch. Natürlich können Sie auch mehr machen (oder vom Steuerberater erledigen lassen) wie z.B. eine Anlagenbuchhaltung, ELSTER-Meldung, INSTRATAT usw.

Wenn Ihr ERP mit Webshop und Fullfilment verbunden wird, haben Sie ein vollintegriertes System ohne mehr Aufwand als bisher; im Gegenteil!

Kommen wir zum kritischsten Punkt, warum Sie ohne ein ERP Ihre Geschäftsentwicklung/Skalierung ernsthaft gefährden: es gibt keine Struktur. Alle Daten, Aufzeichnungen und Informationen liegen verteilt vor. In Excel-Tabellen, auf verschiedenen Laufwerken (ggf. ohne BackUp), in unterschiedlichen E-Mail-Postfächern oder in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden (wehe es ist mal einer krank, geht in den Urlaub oder gleich komplett; von der Verletzung der GoBD ganz zu schweigen). Sprich Sie sind extrem angreifbar und der Zustand gefährdet das gesamte Unternehmen, wenn nicht nur das Firmenwissen, sondern sämtliche Aufzeichnungen und Datenströme nicht in einer digitalen Struktur vorliegen; das findet ein Investor sicherlich auch bedenklich, oder?

Und damit sind wir wieder bei der Frage, „brauche ich ein ERP?“. Wenn Sie sich auf die Entwicklung Ihres Unternehmens konzentrieren, sich dabei auf aussagefähige Zahlen stützen und die gesetzlichen Regeln einhalten wollen und wenn Sie sich und Ihren Mitarbeitenden viel Stress ersparen und das Fundament für eine gesunden Firmenentwicklung und Skalierung legen wollen, dann kann die Antwort auf die obige Frage nur „JA!!“ lauten.

Bei diesen vielen Vorteilen sind doch die Kosten von ca. 90.-/mtl. je User beinah zu vernachlässigen. Wann legen wir also los?