Vereinfachte Teilzahlungsvorgänge dank „Raten-AddOn“

SAP Business One bietet Ihnen serienmäßige Funktionen, um Teilzahlungen abzubilden: Sie können Zahlungsraten über die Zahlungskonditionen definieren oder Sie erstellen eine oder mehrere manuelle Vorauszahlungsrechnungen. Nachteil der Zahlungsraten ist, dass die Rechnung bereits zu 100% gestellt und lediglich der Geldeingang in Raten erwartet wird (negativ bezüglich Umsatzsteuer). Bei Vorausrechnungen hingegen, insbesondere wenn mehrere Teilbeträge vereinbart sind, müssen Sie die Beträge und den Prozess manuell führen und den jeweiligen Teilbetrag entsprechend abrechnen, was durchaus fehleranfällig ist.

Zur Vereinfachung Ihrer Teilzahlungsvorgänge haben wir bei White Sheep ein „Raten-AddOn“ entwickelt, das sich nahtlos in die buchhalterische Logik von SAP Business One integriert. Zum Einsatz kommt das AddOn bei Dienstleistern, die üblicherweise in Raten mit Bezug zum Projektfortschritt abrechnen, wie z.B. Handwerks- und Baubetrieben/GALA sowie bei Projekt-Dienstleistern in der IT-Branche.

Kern des ganzen ist die Definition eines sogenannten Ratenplans: dafür legen Sie die Projektstufen wie z.B. „Auftrags-Annahme = 10%“, „Fertigstellung 1. Phase = 25%“ usw. fest, wobei Sie selbstverständlich beliebige Zahlungspläne mit unterschiedlichsten Ratenmodellen definieren können.

Im Auftrag wird nun der jeweilige Ratenplan zugewiesen, wobei die normalen Zahlungskonditionen nicht tangiert werden – im Prinzip könnten Sie die automatisch errechnete Rate bei der Abrechnung zusätzlich mit der serienmäßigen Ratenzahlungskondition kombinieren und so eine Ratenabrechnung mit Ratenzahlung erstellen ;-)

Aufgrund Ihres vorher erfassten Ratenplans (in %-Werten), werden die Teilbeträge automatisch errechnet und übernommen. Der Clou ist, dass Sie bei der Erstellung der Verkaufsanzahlungsrechnung nur noch die gewünschte(n) Rate(n) markieren brauchen, so dass gleichzeitig auch mehrere Raten abgerechnet werden können. Dazu nutzt man einfach die bekannte Option „Anzahlung“:

Um Ihren Auftrag korrekt abzuschließen, muss am Ende nur noch die „Schlussrechnung“ erstellt werden, was im Prinzip dem direkten Abrechnen des Auftrages entspricht, da die zuvor abgerechneten Raten systemseitig automatisch abgezogen werden.

Selbstverständlich können Sie die Raten für jeden Ihrer Kunden auch in der Auftragsbestätigung ausgeben (drucken) und offene Raten bei laufenden (Raten-) Rechnungen anzeigen lassen, damit Ihr Kunde sieht, welche Zahlungen ihn noch erwarten; die CrystalReport-Formulare haben wir ebenfalls für Sie vorbereitet.

Fazit: Mit unserem „Raten-AddOn“ können Sie Aufträge automatisch in zuvor festgelegten Teilbeträgen gemäß Ihres definierten Zahlungsplan als buchhalterisch korrekt abgebildete Vorausrechnungen abrechnen, wobei eben sowohl der SAP-Business One-Workflow als auch die Buchhaltungslogik eingehalten werden.

Sie wollen mehr über diese oder weitere Systemerweiterungen erfahren und Ihr SAP Business One zukünftig noch effizienter nutzen? Dann freut sich unser SAP Business One Guru Sascha Reichow auf Ihre Kontaktaufnahme über LinkedIn, E-Mail bzw. können Sie auch direkt einen Termin buchen.