Die Einkaufsanforderung = der „Wunschzettel“ Ihres Unternehmens

Die Einkaufsanforderung = der „Wunschzettel“ Ihres Unternehmens

von Sascha Reichow

Wunschzettel sind etwas Feines: Man notiert sich Dinge, die man benötigt und hofft auf baldige Erfüllung, am besten noch mit einem Wunschtermin. Auch in Unternehmen gibt es solche „Bedarfsmeldungen“, die außerhalb des regulären Wareneinkaufs liegen: Ob es Ersatzteile für eine Maschine sind, klassischer Bürobedarf der Buchhaltung oder Online-Ads der Marketingabteilung. Irgendwie müssen diese Bedürfnisse an den Einkauf oder mindestens durch einen Entscheider autorisiert werden.

Genau dafür gibt es die Funktion „Bestellanforderung“ in SAP Business One.

Die Idee dahinter ist, dass alle Mitarbeitenden, die einen konkreten Bedarf feststellen, die benötigten Leistungen (Services) oder Artikel direkt im ERP-System erfassen können. Im Idealfall sind die Mitarbeitenden insofern informiert, dass bereits die Bezugsquelle bzw. „Lieferant“ und die jeweilige Preisinformation bei der Bedarfserfassung mitgegeben werden kann.

Der Mehrwert der „Bestellanforderung“ für Ihr Unternehmen: wenn alle zukünftigen Bedarfe über diese Funktion in SAP Business One erfasst sind, bekommen Mitarbeitende in der Einkaufsabteilung mit dem „Bestellanforderungsbericht“ eine tagesaktuelle Übersicht über alle Anforderungen. Diese kann vom Einkauf nach Lieferanten oder Artikel gruppiert werden, um daraus z.B. eine Kumulation für Lieferantenbestellungen zu erstellen und damit bessere Mengenpreise zu erzielen.

Aus dieser Funktion heraus kann im Anschluss entweder eine zusammengefasste Lieferanten-Anfrage gestartet oder direkt eine Bestellung ausgelöst werden. Es gibt sogar eine Option, mit der Anfragende automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn ihre Anforderungen bestellt wurden bzw. im späteren Verlauf im Lager eingegangen sind.

Eine Verknüpfung der Bestellanforderungsfunktion mit „Budget“ und „Kostenstellen“ ermöglicht die eigenverantwortliche Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden und bietet Entscheidern darüber hinaus einen guten Überblick über zukünftige Verbindlichkeiten.

Sie haben Fragen zur „Bestellanforderung“ in SAP Business One? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf. Falls Sie lieber sprechen statt schreiben möchten, können Sie hier einen Termin bei unserem SAP Business One Guru Sascha Reichow vereinbaren.

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