Prozess-Evolution & ERP: Wann ist die Zeit reif für prozessuale Veränderungen?

Jedes Unternehmen verfolgt mit der Einführung eines (neuen) ERP-Systems, wie SAP Business One, eigene Ziele, hat eigene Erwartungen an den Systemumfang und setzt eigene Prioritäten. Aus diesem Grund kläre ich diese wichtigen Eckpunkte bereits in der Projektvorbereitungsphase mit Ihnen. Neben technischen Erwägungen beschäftigen wir uns an dieser Stelle auch mit den allgemeinen Fragen zu Ihrem Projektmanagement sowie zu den Rollen und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen.

Viele meiner Kunden fragen mich zu diesem Zeitpunkt, ob es sinnvoll ist, die bestehenden Prozesse bereits vor der ERP-Auswahl genauestens zu evaluieren, um Klarheit darüber zu erlangen, welche ERP-Module und Funktionen benötigt werden. Prinzipiell ist dieser Gedanke naheliegend, jedoch ergibt sich daraus ein großes Manko: häufig sind die erweiterten Möglichkeiten und Chancen, die moderne ERP-Systeme wie SAP Business One bieten, nicht in Gänze in Ihrem Unternehmen bekannt. So bildet die ERP-Lösung später zwar die bekannten Prozesse in Ihrem Unternehmens bestens ab, jedoch laufen Sie Gefahr, das System ineffizient zu nutzen und Veränderungs- bzw. Optimierungspotenziale in Bezug auf Ihre bestehenden Abläufe nicht zu erkennen. Insbesondere für KMU ist es zudem schwierig, die Ressourcen für eine qualifizierte Prozessanalyse vor der ERP-Implementierung aufzubringen. In Verbindung mit einer durch Gewohnheiten induzierten „Betriebsblindheit“ und dem Festhalten an historisch gewachsenen Prozessen bleiben wichtige prozessuale Veränderungen nach der Software-Einführung aus und (vermeidbar) unzufriedene Anwender:innen zurück.

Der Schlüssel zum erfolgreichen ERP-Einsatz

Eine überschaubare Auseinandersetzung mit den Abläufen in Ihrem Unternehmen und eine Offenheit für Veränderungen, insbesondere nach der ERP-Implementierung, sind aus meiner Sicht der Schlüssel für die erfolgreiche ERP-Umsetzung. Deswegen schaffen wir, gleich zu Beginn unserer Zusammenarbeit, eine gute Ausgangsbasis, indem wir den aktuellen Ist-Zustand in Bezug auf die prozessualen Abläufe in Ihrem Unternehmen ermitteln und diesen festhalten. Dabei bin ich als erfahrener ERP-Berater eine objektive Unterstützung, denn mit dem Blick von außen, kann ich Ihre Prozesse schneller voneinander trennen und wertneutral für Sie analysieren. Wichtige Hinweise zu Prozessoptimierungen bieten uns in dieser Phase bereits die Ideen und das Feedback Ihrer Mitarbeitenden, im Hinblick auf die Optimierung ihres Aufgabenbereichs und der wichtigsten Abläufe im gesamten Unternehmen. Diese Rückmeldungen offenbaren Ihnen und uns genau die Bereiche, die nach der Systemeinführung das größte Optimierungspotenzial für Ihr Unternehmen bieten.

Support bei der voranschreitenden Prozessautomatisierung

Wie erfolgreich Sie die ERP-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, ist ganz klar davon abhängig, wie gut das System Ihre unternehmensinternen Abläufe widerspiegelt. Die Prozesse sollten dabei aber nicht nur zum Ziel führen, sondern alle Aufgaben mit der ERP-Software möglichst effizienter erledigt werden. Aus diesem Grund identifizieren wir, gemeinsam mit Ihnen, die für die Automatisierung geeigneten Prozesse und entwickeln eine für Ihr Unternehmen passende Strategie für diese Veränderungen. Als SAP-Experte unterstütze ich Sie im gesamten Software-Implementierungsprozess und danach z.B. bei der Konfiguration branchenspezifischer AddOns und der Schulung Ihrer Mitarbeitenden zur Nutzung neuer Software-Module. Mit der flexiblen Weiterentwicklung Ihrer Abläufe und der individuellen Anpassung der ERP-Software können Sie zukünftig schneller auf sich verändernde Marktsituationen reagieren. So profitieren Sie von einer höheren Datenqualität und -transparenz und erhalten jederzeit verlässliche Einblicke in Ihre Prozesskennzahlen (KPIs). Abweichungen können schneller identifiziert und unternehmerische Entscheidungen, auf der Basis von validen Daten und Prognosen, getroffen werden. Die zunehmende Prozessautomatisierung entlastet dabei auch Ihre Mitarbeitenden, indem wiederkehrende Aufgaben automatisch im System abgebildet und somit Freiräume für andere Tätigkeiten geschaffen werden.

Fazit

Sie haben es sicher bemerkt: die Einführung einer ERP-Lösung resultiert nicht zwangsläufig in einer Verbesserung Ihrer unternehmerischen Prozesse. Durch den modularen Aufbau ist SAP Business One jedoch bestens dazu geeignet, die nötigen Prozessveränderungen jederzeit für Sie abzubilden. Was es dazu braucht, ist ein ausgeprägter Veränderungswille in Ihrem Unternehmen gepaart mit meiner objektiven Prozessberatung und ERP-Expertise.