Kritische Übergangsphase: Nach dem Produktivstart folgt die Optimierung

Für meine Kund:innen ist es meistens einer der größten Meilensteine in der ERP-Implementierung, für mich als erfahrener SAP Consultant jedoch nur ein Zwischenstopp unserer ersten Projektetappe: im Rahmen des Produktivstarts schließe ich das Einführungsprojekt formal für Sie ab und stelle Ihren Mitarbeitenden die ERP Software für alle täglichen Aufgaben zur Verfügung. Letzte Fragen der Anwendenden werden von mir geklärt und der Wissenstransfer ist damit abgeschlossen. Erst im Anschluss beginnt für mich die interessanteste Phase unserer Zusammenarbeit: durch gezielte Optimierungen und kontinuierliche Workflow-Verbesserungen setze ich, gemeinsam mit Ihren Anwendenden, den maximalen Nutzen von SAP Business One für das gesamte Unternehmen um.

Durch die Inbetriebnahme von SAP Business One stellen wir die Geschäftsprozesse in den Bereichen Logistik, Produktionsplanung, Materialbeschaffung und/oder Auftragsabwicklung sicher und verbessern in der anschließenden Optimierungsphase die Geschäftstransaktionen für Ihre Unternehmensplanung und -entwicklung.

Das ERP ist da! Der Leistungsrückgang auch …

Sie kennen das vielleicht: nach der SAP Business One Einführung funktioniert alles nicht mehr, wie gewohnt. Plötzlich steht die Buchhaltung oder das Controlling vor nie dagewesene Fragestellungen, die vom ERP-System erzeugten Berichte werden lokal in Programmen wie Microsoft Excel bearbeitet und die Produktivität des gesamten Unternehmens scheint zu sinken. Diese Art von Umstellungsproblemen ist ärgerlich, so viel ist klar, in meinen Augen durch eine entsprechende Vorbereitung in ihrem Ausmaß jedoch eingrenzbar.

Warum sollten die wichtigsten Nutzenden nicht bereits in der Testphase mit dem ERP-System arbeiten und sich so mit dessen Funktionalitäten tiefergehend vertraut machen? „Weil dafür keine Zeit ist“ höre ich die Antwort bereits unisono ertönen. Verbrauchen Sie defacto aber nicht mehr Zeit, wenn Ihr gesamtes Unternehmen wegen der oben genannten Umstellungsprobleme auf der Stelle tritt? Sofern es Ihnen gelingt, einzelne Mitarbeitende als „Knowledge Keeper“ (dt. Hüter des Wissens) bzw. „Key User“ (dt. Hauptanwendende) von Anfang an für SAP Business One zu begeistern, können Sie deren erlangtes Wissen nach der System-Einführung z.B. für die interne Weiterbildung aller Mitarbeitenden nutzen, schneller auf Erfordernisse reagieren und externe Schulungskosten gezielt senken. Dabei empfiehlt es sich, das Know-How Ihrer „Knowledge Keeper“ weiterhin zu forcieren, um den Bedarf an erforderlichen AddOns offenzulegen und diese bedarfsgerecht durch mich, als Ihren technologischen Projektpartner, umsetzen zu lassen.

Sinnvollerweise berücksichtigen wir bereits in der Projektvorbereitungsphase den Mehraufwand, den die ERP-Einführung für Ihr gesamtes Unternehmen (Organisation, Prozesse, Technologien, Mitarbeitende etc.) auch nach der Systemimplementierung mit sich bringen wird, um die geplanten Veränderungen für alle Beteiligten möglichst ausgewogen und nachvollziehbar vonstattengehen zu lassen.

Geteilte Ziele, weniger „Gemecker“ im Nachhinein

Ich möchte an dieser Stelle wie immer ehrlich und offen zu Ihnen sein: Schmerzen treten in der ERP-Übergangsphase, sprich nach dem Produktivstart, in den meisten Implementierungsprojekten auf, einfach weil sie „menschlich“ sind. Aufgrund der zunächst gering erscheinenden Verbesserungen ist es in der Praxis nicht unüblich, dass Mitarbeitende mit neuen ERP-Systemen hadern. Um dies einzugrenzen, ist es wichtig, dass sowohl Führungskräfte und Projektteam als auch alle Anwendenden den Systemnutzen und die angestrebten Verbesserungen von Beginn des ERP-Projektes an miteinander teilen und diese Vorgaben auch nach dem Produktivstart einhalten. So sollten auch die Zuständigkeiten und Rollen für die Zeit nach der Software-Einführung bereits vor Projektbeginn formuliert und informiert werden.

Im Idealfall kann Ihr Projektteam einzelne Prozesse weiter begleiten und dabei entweder bereits erlangtes ERP-Wissen Ihrer „Knowledge Keeper“ einsetzen oder durch den Ausbau der ERP-Software (z.B. um Business Intelligence Funktionen) das Wissen der Anwendenden mittels externer Schulungen gezielt erweitert werden. Hier bedarf es Ihrerseits als Führungskraft einer gewissen Empathie, um den richtigen Moment und die Ziele für die ERP-Weiterbildung zu identifizieren.

Zu guter Letzt: Lassen Sie sich von negativen Erfahrungsberichten, während und nach des Produktivstarts, als Projektverantwortende oder Geschäftsführende nicht ärgern. Aus meiner Erfahrung verbessert sich die Einstellung gegenüber der neuen Software, über alle Anwendenden hinweg, spätestens nach 6 bis 18 Monaten durch deutliche Synergieeffekte und eine gesteigerte Effizienz.

Das Problem: selten hebt eine Person im Unternehmen diese Fortschritte in der kritischen Übergangsphase hervor – getreu des schwäbischen Mottos: „Nicht gemeckert, ist Lob genug“. So liegt es in der Verantwortung der Führungskraft die geplante Optimierung der Geschäftsprozesse nach dem Produktivstart im Blick zu behalten und den Plan sowie dessen Fortschritte transparent zu kommunizieren, statt im wieder hergestellten Workflow zu verharren.

Um das Potenzial Ihres (neuen) ERPs in Gänze auszuschöpfen, bedarf es eines stetigen Veränderungsprozesses und einer klaren Festlegung von Verantwortlichkeiten für die Modifikation Ihrer geschäftlichen Abläufe nach dem Produktivstart. Ihre Anwendenden sind für uns zwar die beste Quelle, wenn es um die Optimierung des Prozesses an sich geht, die eigentliche Entscheidung über die Erfordernis der betrieblichen Veränderung liegt aber bei Ihnen als Führungskraft. Dieser starke Veränderungswille ist heutzutage zwangsläufig erforderlich, da sich die Anforderungen auch in der Geschäftswelt stetig verändern (siehe z.B. die jüngsten Anforderung zum Umgang mit digitalen Belegen), womit das ERP-Projekt, intern wie extern, niemals zum Stillstand kommen kann – und nur so können Sie und Ihr Unternehmen die Wettbewerbsvorteile, die sich aus dem Einsatz eines ERPs, wie SAP Business One, ergeben, auch vollumfänglich nutzen.

Fazit

Im Zuge der ERP-Einführung konzentrieren sich viele Unternehmen darauf, neue Prozesse zu schaffen und diese schnellstmöglich in SAP Business One zu integrieren, anstatt wertvolles ERP-Wissen im eigenen Unternehmen aufzubauen und bestehende Abläufe so gezielt zu verbessern. Dabei ergibt sich der überwältigende Anteil aller ERP-Vorteile aus einer Umstellung von Entscheidungsprozessen und nicht zwangsläufig aus effizienteren Transaktionsgestaltung.Mit dem Wissen Ihrer „Knowledge Keeper“, gezielten Schulung und der spezifischen Anpassung von SAP Business One an Ihre geschäftlichen Abläufe (z.B. durch die Integration von branchen- und unternehmensspezifischen AddOns) setzen wir alle benötigen Prozessveränderungen nach der ERP-Implementierung gemeinsam für Ihr Unternehmen um.

Die bereits während der Projektvorbereitungsphase vereinbarten Ziele, Prinzipien und Regelungen zwischen Führungskräften, Projektteam und „Key Usern“ für die Zeit nach dem Produktivstart tragen dazu bei, den Anteil unzufriedener Nutzenden in der kritischen Übergangsphase so gering, wie möglich, zu halten. Dabei ist es entscheidend, dass das Interesse an geschäftlichen Prozessen und deren Verbesserung von allen Führungskräften getragen und insbesondere nach dem Produktivstart vorangetrieben und kommuniziert werden, um eine Unternutzung des ERPs zu vermeiden und die Vorteile, die sich aus dem ERP-Einsatz ergeben, vollständig zu nutzen.

Sie sind benötigen Unterstützung bei der Vorbereitung, der Implementierung oder nach dem Produktivstart Ihres SAP Business One? Dann melden Sie sich noch heute via LinkedIn oder E-Mail oder buchen Sie ganz unkompliziert einen Termin bei mir. Ich freue mich von Ihnen zu hören!