Controlling mit SAP Business One – steuern, nicht kontrollieren!

Oft werden wir gefragt, welche „Kontrollmöglichkeiten“ SAP Business One bietet, wenn wir uns mit unseren Kunden über das Dashboard und die KPI-Widgets unterhalten. Dabei wird der Begriff „Controlling“ vom Verständnis im Finanzbereich bzw. umgangssprachlich häufig gleichgesetzt mit „Kontrolle“. Ok, indirekt stimmt das ja schon, weil eben Werte abgeglichen werden und betrachtet wird, ob diese in einer bestimmten Norm bzw. einem definierten Bereich liegen – aber damit fängt Controlling ja erst an!

Controlling bedeutet korrekt übersetzt: (etwas) steuern. Und das trifft es schon eher. Wenn uns der „Speed-Controller“ im Auto, sprich Tachometer, anzeigt, wie schnell wir fahren, bewegt uns diese Information umgehend zu einer Aktion, z.B. zum Bremsen, wenn wir gerade mit 50 km/h an einem 30 km/h-Schild vorbeifahren. Dass Informationen in Echtzeit angezeigt werden, ist beim Autofahren zwingend notwendig und logisch (es wäre ja auch sinnlos, wenn der Tachometer mit einer Verzögerung auf die zu hohe Geschwindigkeit hinweist), im Finanzcontrolling ist diese Tatsache jedoch leider noch nicht selbstverständlich.

Da werden wöchentliche oder gar monatliche Reporte erstellt (die typische BWA wäre so ein Beispiel), bei denen nicht nur die Informationen an sich bereits veraltet sind, auch die Analyse dieser Daten und damit einhergehend die notwendigen Entscheidungen und Handlungen werden in der Folge zu spät veranlasst. Mit der SAP HANA-Technologie gibt es aber gar keinen Grund, Reporte „über Nacht“ laufen zu lassen, die seitenweise Informationen auswerfen, welche stundenlang analysiert und interpretiert werden müssen.

So können Sie in SAP Business One unter HANA beliebige KPIs (Key Performance Indikatoren) als übersichtliche Widgets einrichten. Serienmäßig bringt Business One bereits eine Vielzahl vorab definierter KPIs mit, die Sie sofort verwenden können: z.B. Lagerumschlagshäufigkeit, Retourenquote, offene Rechnungen, die umsatzstärksten Kunden oder Lieferanten im aktuellen Monat etc.:

Dank der Echtzeit-Aktualisierung der Widget- und KPI-Werte unter HANA können Sie für jeden Anwender ganz individuelle Anzeigen im Dashboard einrichten, um konkreten Handlungsbedarf auf einen Blick erkennen zu lassen. Damit ergibt sich, neben einer großen Agilität im Entscheidungsmanagement, auch eine enorme Zeitersparnis aufgrund des Wegfalls von „Auswertungsmeetings“. Letztendlich basieren alle KPIs auf Abfragen, nur dass diese unter HANA in Sekundenschnelle ausgeführt werden, was Echtzeit-KPIs überhaupt erst möglich macht. Hinweis: in der Regel wird ein Update-Zyklus von 10 Minuten verwendet (Administration / Allgemeine Einstellungen / Cockpit):

Tipp: Die KPI-Widgets werden über die Detailanalyse („Pervasive Analytics Designer“) eingebunden, womit sich auch CrystalReport-Auswertungen integrieren lassen. Und da Analytics auch in der SAP Business One Sales App unterstützt wird, kann man diese Objekte auch auf dem Smartphone bzw. Tablet nutzen!

Daneben können auch klassische Abfragen z.B. das Vertriebscontrolling unterstützen: Jeden Morgen um 08:00 Uhr kann z.B. eine Liste von Kunden automatisiert an die Vertriebsmitarbeiter gemailt bzw. angezeigt werden, die seit 60 Tagen nicht mehr bestellt haben:

Abfragen, bei denen ein Listeninhalt und kein KPI-Wert erwartet wird, können ebenfalls ganz einfach über den "Alarm-Dienst" einrichten.

Dieser Artikel soll Sie inspirieren, die Möglichkeiten und Ideen des Echtzeit-Reporting in SAP Business One zu nutzen. Dank SAP HANA sind dabei (fast) keine Limits gesetzt!

Wenn Sie Unterstützung brauchen, steht Ihnen unser SAP Business One Guru Sascha Reichow gerne zur Seite; er freut sich über Ihre Kontaktaufnahme – via E-Mail oder direkt als Termin buchen.